ЯсноПонятно24

Прием документов: Входящие документы поступают в организацию через почту, электронную почту, факс, курьерскую службу или лично от посетителей. Прием документов может осуществляться сотрудником отдела по работе с документами или секретарем.

Регистрация документов: После получения входящих документов необходимо зарегистрировать их в журнале учета. В регистрационной карточке указываются номер входящего документа, дата получения, от кого поступил документ, краткое содержание и адресат.

Сортировка и распределение: После регистрации документы сортируются по категориям (например, по виду документа или отделу, к которому они относятся). Затем документы распределяются по соответствующим сотрудникам или отделам для дальнейшей обработки.

Обработка документов: Сотрудники отделов, к которым были распределены входящие документы, проводят необходимую обработку. Это может включать в себя проверку документов на соответствие требованиям, проставление отметок о выполнении действий, подпись и направление на дальнейшее рассмотрение.

Хранение и архивация: После обработки документов они должны быть правильно храниться и архивироваться в соответствии с установленными правилами и сроками хранения. Это поможет обеспечить быстрый доступ к информации в случае необходимости.

Уничтожение: По истечении срока хранения входящих документов, которые больше не требуются для работы организации, их необходимо уничтожить с соблюдением правил и процедур уничтожения конфиденциальной информации.