ЯсноПонятно24

Инструкция для сотрудников по передаче дел на архивное хранение в ООО «Полярная звезда»

Уважаемые сотрудники!

Поздравляем вас с возобновлением работы архивариуса в нашей организации! Для более эффективной работы и сохранения документации в соответствии с действующим законодательством, необходимо следовать определенным правилам по передаче дел на архивное хранение. Ниже приведены основные моменты, которые необходимо учитывать при передаче документов в архив:

1. Сроки хранения документов:

• Финансовые документы (бухгалтерская отчетность, кассовые документы и т.д.) хранятся в течение 5 лет с момента окончания финансового года.
• Персональные документы сотрудников (трудовые договоры, кадровые документы и т.д.) хранятся в течение 75 лет с момента увольнения сотрудника.
• Договоры с контрагентами и другие юридически значимые документы хранятся в течение 10 лет с момента их заключения или окончания действия.
• Прочие документы (корреспонденция, отчеты, протоколы и т.д.) хранятся в течение 3 лет с момента их создания.

2. Передача документов в архив:

• Документы, которые подлежат хранению в соответствии с установленными сроками, должны быть переданы в архив в соответствии с утвержденным графиком передачи.
• Документы, которые не подлежат дальнейшему хранению, могут быть уничтожены с соблюдением установленных правил уничтожения документов.

3. Оставление документов в структурных подразделениях:

• Документы, которые не подлежат передаче в архив, должны оставаться в структурных подразделениях для оперативного доступа и использования.
• При необходимости передачи документов из структурного подразделения в архив, необходимо согласовать этот вопрос с архивариусом.

Надеемся, что данная инструкция поможет вам более эффективно организовать работу с документацией и соблюдать все необходимые требования по хранению и передаче дел на архивное хранение. В случае возникновения вопросов, обращайтесь к архивариусу.

С уважением, Архивариус ООО «Полярная звезда»